Personal CRM Spreadsheet laban sa App: Aling Sistema ang Tunay na Nagtatagal?

Kailan pinakamabisang gamitin ang Excel o Google Sheets spreadsheet sa pamamahala ng mga relasyon?

Napakagaling ng mga spreadsheet sa pagsasaayos ng payak at di-nagbabagong data kung saan kailangan mo ng lubos na kalayaan nang hindi gumagastos sa mga subscription sa software. Kung ang pangunahing hangarin mo lamang ay gumawa ng simpleng address book o magplano ng minsang okasyon tulad ng kasal o reunion, kadalasang sapat na ang isang Google Sheet o Excel workbook.

Nagbibigay ang mga ito ng walang limitasyong pagpapasadya: maaari kang gumawa ng sariling mga column para sa mga postal address, ideya sa regalo, pantanging pagkain, at checklist para sa mga greeting card sa kapaskuhan. Dahil gumagana ang mga spreadsheet sa software na pagmamay-ari mo na, walang pagkakabitin sa bagong platform at walang paulit-ulit na bayarin.

Gayunpaman, ang mga spreadsheet ay mga passive database. Maingat nilang itinatago ang data kapag binuksan mo ang mga ito sa laptop, ngunit wala silang ginagawa upang hikayatin kang kumilos kapag malayo ka sa iyong desk.

• Pagpaplano ng minsang okasyon: pagsubaybay sa listahan ng bisita, mga kumpirmasyon sa pagdalo, at ayos ng upuan para sa kasal o reunion ng pamilya.
• Direktoryo ng contact na hindi nagbabago: pagpapanatili ng simpleng listahan ng postal address para sa taunang pagpapadala ng holiday card.
• Pagnanais ng libreng paraan: pagsasaayos ng maliit na listahan na mas mababa sa 20 contact nang hindi nagda-download ng bagong app.

Bakit hindi maiiwasang bumagsak ang mga spreadsheet ng relasyon habang lumalawak ang iyong network?

Ang pangunahing dahilan ng pagkabigo ng mga spreadsheet ng relasyon ay nagmumula sa abala sa paggamit at kawalan ng maagap na paalala. Hinihiling ng spreadsheet na alalahanin mong buksan ang file, hanapin ang tamang row, i-zoom ang maliliit na cell sa screen ng mobile, at mag-type ng mahahabang talata gamit ang kamay pagkatapos ng bawat pakikipagtagpo.

Ipinakita sa pananaliksik ni Propesor Raymond Panko sa University of Hawai'i na ang pagpasok ng data ng tao sa mga spreadsheet ay may baseline cell error rate na 1% hanggang 5% (arXiv:0802.3457). Sa mga operational spreadsheet na hindi nasusuri, mahigit 90% ang naglalaman ng mga pagkakamali, at sa sariling pagsusuri ay nalalampasan ang humigit-kumulang 40% hanggang 50% ng mga mali. Sa isang personal na talaan ng relasyon, ang abalang ito ay nagiging dahilan ng mga nakaligtaang pag-update, sirang format ng petsa, at mga formula ng follow-up na tahimik na humihinto sa paggana.

Epektibo lamang ang isang sistema ng relasyon kung ang hirap sa pagtatala ng isang alaala ay mas mababa kaysa sa tuksong kalimutan ito. Kapag ang pag-aayos ng iyong sistema ay parang trabahong administratibo na walang bayad, titigil ang pagtatala, maluluma ang impormasyon, at tuluyang maiiwanan ang spreadsheet.

Paano nilulutas ng isang nakalaang personal CRM ang hirap sa pagtatala sa mobile?

Ang mga pakikipag-ugnayan sa kapwa ay nagaganap sa totoong buhay — habang nagkakape, naghahapunan, o sa tawag sa telepono — malayo sa computer software ng mga spreadsheet. Ang pinakamahalagang pagkakataon upang magtala ng isang magandang detalye ay ang 60 segundong paglalakad mo patungo sa iyong sasakyan pagkatapos magpaalam.

Inaalis ng mga nakalaang personal relationship app ang manu-manong pagta-type sa pamamagitan ng voice capture na iniakma para sa mobile at mga timeline view. Sa halip na mag-pinch at mag-zoom sa mga cell ng spreadsheet, pipindutin mo lang ang isang button at magsasalita ng mabilis na 10-segundong voice note. Inaayos ng app ang audio tungo sa text, kinukuha ang mahahalagang detalye, at inilalagay ang alaala sa profile ng iyong kaibigan.

Upang malaman ang higit pa kung paano nakatutulong ang magaan na pagtatala upang maiwasan ang nakahihiyang paglimot sa mga detalye, basahin ang aming gabay sa kung paano tandaan ang mga detalye tungkol sa mga kaibigan at pamilya at ang aming paliwanag sa kung paano alalahanin ang mga nakaraang pag-uusap.

• 10-segundong voice capture: magsalita nang natural pagkatapos ng pagkikita nang hindi nagta-type o nag-aayos ng mga row ng talahanayan.
• Mga timeline na nakatuon sa bawat tao: tingnan ang bawat nakaraang pag-uusap, mga kaganapan sa buhay, at ibinahaging alaala na nakakabit sa isang partikular na contact.
• Maagap na mga abiso: makatanggap ng magagalang na paalala kapag matagal na kayong hindi nakakapagkumustahan.

Spreadsheet laban sa nakalaang personal CRM: paano nagkakaiba ang mga feature at pang-araw-araw na pag-aalaga?

Ang direktang paghahambing ng mga spreadsheet sa mga purpose-built relationship app ay nagbibigay-diin sa kaibahan ng manu-manong pagpapasadya at awtomatikong kaginhawahan:

• Pagmamay-ari ng data at kalayaan (kalamangan ng spreadsheet): binibigyan ka ng mga spreadsheet ng isang portable na file na pag-aari mo nang buo nang walang subscription sa software, sumusuporta sa walang katapusang custom column at formula na mahirap gayahin ng app.
• Mga paalala sa follow-up: nangangailangan ang mga spreadsheet ng masalimuot na conditional formatting o mga third-party script na bihira namang magpadala ng push alert; nagpapadala ang mga nakalaang app ng mga native push notification batay sa iyong sariling dalas ng pakikipag-ugnayan.
• Pagpasok ng data sa mobile: pinipilit ka ng mga spreadsheet na mag-zoom at mag-type sa napakaliit na mga grid cell; nag-aalok ang mga nakalaang app ng one-tap voice recording at malilinis na mobile card.
• Privacy at kontrol sa access: habang ang mga cloud spreadsheet ay naka-encrypt at rest bilang default, ang provider ng platform ang may hawak ng mga susi at ang mga administrator ng workspace ay may access sa nilalaman ng dokumento; ang mga nakalaang app tulad ng Ember ay nag-iimbak ng mga contact sa mismong device bilang default, na may opsyonal na naka-encrypt na pag-sync kung saan ikaw lang ang may hawak ng decryption key.
• Bigat ng pagpapanatili: nangangailangan ang mga spreadsheet ng paulit-ulit na manu-manong paglilinis na lalong bumibigat habang lumalaki ang iyong listahan; pinapayagan ka ng mga nakalaang app na magtala ng mga alaala sa loob lamang ng ilang segundo pagkatapos ng bawat pagkikita.

Gaano ba talaga katagal ang kailangan upang mapanatili ang pagkakaibigan at pakikipag-ugnayan?

Ang pagpapanatili ng tapat na pagkakaibigan ay nangangailangan ng sadyang paglalaan ng oras, ngunit ang memorya ng tao ay natural na kumukupas nang walang regular na pakikipag-ugnayan. Sa isang mahalagang pag-aaral noong 2018 na inilathala sa Journal of Social and Personal Relationships, natuklasan ni Propesor Jeffrey A. Hall na ang paglipat mula sa isang kakilala patungo sa isang kaswal na kaibigan ay nangangailangan ng humigit-kumulang 50 oras na magkasama, ang pagiging kaibigan ay tumatagal ng halos 90 oras, at ang pagbuo ng isang matalik o pinakamatalik na pagkakaibigan ay humihingi ng mahigit 200 oras ng makabuluhan at bukal sa loob na pakikipag-ugnayan (KU News).

Kapag naging abala ang buhay sa trabaho, pamilya, at paglipat ng tirahan, maaaring lumipas ang mga buwan nang hindi nakakausap ang isang taong talagang pinahahalagahan mo. Hindi ka mabibigyan ng babala ng isang spreadsheet na 90 araw ka nang hindi nakikipag-usap sa iyong kaibigan sa kolehiyo, ngunit awtomatikong sinusubaybayan ng isang nakalaang personal CRM ang agwat na iyon.

Sa pamamagitan ng pag-aalis sa isip ng alalahanin kung kailan ka huling nakipag-ugnayan, mailalaan mo ang iyong lakas sa makabuluhang pag-uusap sa halip na sa pag-aasikaso ng listahan. Para sa karagdagang impormasyon sa pagpili ng angkop na sistema, basahin ang aming gabay sa kung paano pumili ng personal CRM.

Kailan dapat lumipat mula sa spreadsheet patungo sa isang nakalaang personal CRM?

Kung ang iyong spreadsheet ng contact ay nagiging parang isang nakapapagod na tungkulin na iniiwasan mong buksan, malamang na lumampas ka na sa kapasidad ng manu-manong grid tracking. Inirerekomenda ang paglipat sa isang nakalaang app kapag nais mo ng maayos at tuloy-tuloy na pakikipag-ugnayan nang walang abala sa pamamahala. Mananatiling walang kapantay ang mga spreadsheet kung kailangan mo lamang ng libreng address book na may sarili mong mga column; ngunit kapag ang pag-aalaga sa relasyon ay nangangailangan na ng aktibong paalala at pagtatala sa mobile, ang mga nakalaang tool ang nagwawagi.

Maghanap ng mga tool na gumagalang sa iyong privacy, sumusuporta sa mabilis na pag-record gamit ang boses, at nagpapanatiling ligtas sa iyong personal na data. Hindi tulad ng enterprise sales CRM na itinuturing ang mga tao bilang mga sales lead, ang mga personal na tool ay nakatutok lamang sa taos-pusong ugnayan sa mga taong pinakamahalaga sa iyo.

Para sa kumpletong pangkalahatang-ideya ng magagawa ng mga tagapamahala ng personal na relasyon, tingnan ang aming panimula sa ano ang personal CRM at suriin ang aming pamantayan sa seguridad sa pangkalahatang-ideya ng pag-encrypt.

• Madalas mong makalimutan ang mga kaarawan o mahahalagang anibersaryo hanggang sa lumipas na ang mga ito.
• Iniiwasan mong buksan ang iyong contact spreadsheet sa telepono dahil sa masalimuot na hitsura nito.
• Mas gusto mong itabi ang mga tala ng contact sa mismong device bilang default na may opsyonal na naka-encrypt na pag-sync, sa halip na iwan ang mga personal na kaisipan sa cloud spreadsheet kung saan hawak ng mga administrator ang mga access key.

Frequently asked questions